Bloemen en open deuren: ‘Bedrijfscultuur’

Dubbelinterview

Keejet Philippens en Eckart Wintzen

Om eens iets anders te doen spreken we deze maand met een secretaresse en haar baas. Het zijn Keejet Philippens, executive secretary, en Eckart Wintzen, baas van BSO. (Wintzen zit op 7 november in het panel tijdens het minisymposium over 'bedrijfscultuur', ter gelegenheid van de Verkiezing van de Secretaresse van het Jaar.) We stelden hen dezelfde vragen, en soms kregen we letterlijk dezelfde antwoorden. Honneur aux dames, we beginnen met Keejet. Daarna is het woord aan Eckart.

'Wat ik zoek in een secretaresse is een aanvulling op mezelf. Ik ben nogal slordig, dus ik zoek iemand die netjes is. Ik vergeet alles, dus ik zoek iemand die aan alles denkt. Ik zoek een secretaresse die een perfect filingsysteem heeft. Dat zijn de basisdingen. Ik denk dat het daarnaast van belang is dat je met elkaar op kunt schieten. Dat je een beetje in hetzelfde denkpatroon zit, dat je een beetje dezelfde smaak hebt. Dat je iemand om een boodschap kunt sturen.'

Keejet werkt sinds januari bij BSO, en weet zich nog goed te herinneren waarom ze de overstap van KBB (Koninklijke Bijenkorf Beheer) aandurfde.

'Het eerste gesprek heb ik hier met de andere secretaressen gehad. Mijn voorgangster en Carla met wie ik nu een kamer deel. Die hebben verteld wat het werk inhield, wat voor soort man Eckart is en wat voor sfeertje hier hangt. Toen ik thuis kwam dacht ik: dat lijkt me een leuke tent om bij te werken. Het tweede gesprek was met Eckart, dat ging heel lekker. Het was een heel open en eerlijk gesprek. We zaten nog wel te uwen, wat hier helemaal niet de gewoonte is.'

Keejet kende het bedrijf niet, maar werd getipt door iemand die wist dat ze op den duur wel eens iets anders wilde na zeven jaar werken voor de Raad van Bestuur van KBB. BSO werd haar aanbevolen als een leuk bedrijf.

Na een tweede gesprek werd ze gekozen uit ca. 100 kandidaten die naar de baan gesolliciteerd hadden. De secretaressen hebben de voorselectie gedaan, de baas heeft met vier kandidaten gesproken. 'Toen ging het allemaal heel snel. Eind oktober schreef ik de brief en eind november heb ik opgezegd.'

Op de vraag of ze veel samen overleggen, antwoordt ze: 'Je krijgt haast de kans niet, hij is zo druk. Ik probeer wel af en toe bij hem te gaan zitten om de boodschappen door te nemen. Deze man heeft gebeld, die wil dit, en die wil dat. De dag wordt deels bepaald door de post, maar voornamelijk door de telefoontjes. Als er brieven geschreven moeten worden, maak ik dat eerst af, zodat ze meteen getekend de deur uit kunnen.'

De vele telefoontjes kan ze steeds beter hanteren. Wie verbind je door, wie probeer je zelf te woord te staan. 'In het begin was dat natuurlijk erg moeilijk. Wat heel belangrijk is, is zijn relatiebestand. Dat je weet wie wie is, en hoe de relatie zit, zodat je kunt inschatten of je meteen door kunt verbinden.'

Hectische paniekpunten kent ze niet, overwerken is een woord wat haar moeilijk uit de mond komt.

'Hoe het uitkomt, ik begin om kwart over acht, soms ben ik om vijf uur klaar, soms om zes uur, soms om halfzeven. Als iets klaar moet, maak ik het af, maar echt overwerken...'

Uit haar bagage van Schoevers, de tweejarige opleiding Europees secretaresse, gebruikt ze haar talen. Notuleren gebeurt niet op de plek waar ze werkt. De vergaderaars maken hun eigen afsprakenlijstje, en daar heeft ze verder niets mee te maken.

'Ik vind het best leuk om te notuleren, heb het veel gedaan bij KBB, maar hier doen ze het zelf. Ik zit ook niet bij die besprekingen die eens per twee weken gehouden worden.'

Ze heeft veel te maken met het organiseren van de reizen van Eckart. De reis laat ze uitstippelen door een reisbureau, de afspraken maakt ze per fax. Ze gaat niet mee op reis, zou ze het willen? 'Ja natuurlijk, maar ik zie het nut er niet zo van in.' Ik waag mij aan de voorspelling dat ze binnenkort vast een keertje meegaat, om eens te ervaren hoe het is, en te zien aan welke informatie haar baas onderweg behoefte heeft. Ze moet lachen om het idee, is niet geheel overtuigd van m'n opmerking.

Als ze promotie zou willen maken, vermoedt ze dat Eckart dat voor haar heel leuk zou vinden, maar voor zichzelf niet. Ze zegt na enig nadenken dat hij haar niet zal belemmeren maar voegt daar aan toe: 'Als je hier komt werken, maak je wel de afspraak dat dat voor een jaar of vijf is. Je zegt niet zo gauw, die tak van BSO lijkt me leuker, laat ik daar maar eens naar toe gaan. Na een jaar of anderhalf ben je toch pas echt ingewerkt, en wordt het steeds leuker. Na een jaar of zes, zeven, net als bij KBB, wordt het waarschijnlijk routine.' Er wordt over persoonlijke zaken gesproken, als dat van belang is. Als voorbeeld geeft Keejet de opname van haar vader in het ziekenhuis. 'Ik vind het belangrijk dat Eckart dat weet, want je bent dan natuurlijk toch anders. Het komt voor dat je dingen vergeet omdat je er niet bij bent met je gedachten. Dat begrijpt hij ook, en er wordt ook zeer geïnteresseerd naar gevraagd.'

Praten over dergelijke problemen kan dus en er wordt ook heel veel gelachen, verzekert ze me desgevraagd.

Bij de buitenwacht is bekend dat er bij BSO een prettige informele sfeer heerst. Men tutoyeert elkaar consequent, ook bij officiële gelegenheden, de deuren van de kamers staan open. Overal staan prachtige boeketten, niet met spin-chrysanten, maar met echte bloemen. Haar collega Carla zorgt voor ons voor koffie. Het personeelsblad wordt door de medewerkers van alle vestigingen gevuld. Keejet heeft de eindredactie en de vormgeving van BeSOgnes in haar takenpakket. Wie bepaalt die sfeer, dat klimaat, dat moeilijk grijpbare begrip 'bedrijfscultuur'?

Na een korte denkpauze zegt Keejet: 'Ik denk dat dat Eckart is. De mensen die hier komen werken moet dat ook liggen. Als je komt solliciteren, heb je ook al vrij snel in de gaten hoe het hier toegaat. Hoe men met elkaar omgaat. Je wordt heel vrij gelaten in de manier waarop je je gedraagt. Je hoeft je niet aan te passen. Ik denk dat dat een cultuur is, als je je op je gemak voelt, ben je dus zo'n soort mens '

Keejet heeft de indruk dat ze haar baas wel kan kritiseren. Een rol speelt dat ze nog niet zo lang samenwerken, maar ze geeft haar mening toch al over bepaalde zaken. 'Ik kan wel zeggen: "Ik vind dat je dit wel moet doen." Dat kan dan gaan over een brief schrijven of iemand te woord staan. Dat kan ik rustig zeggen. Hij schrijft iedere twee weken een stukje in het personeelsblad en vraagt altijd wat ik ervan vind. Soms zeg ik dat ik het niet een van de betere stukjes vind. De ene keer verandert hij er dan wat aan, de andere keer niet. Dat is ook maar net hoe z'n pet staat.'

Keejet stelt dat Eckart eigenlijk te goed is voor deze wereld. 'Hij zegt overal ja op. Daarom loopt die agenda zo vol. Spreekbeurten wil hij dit jaar absoluut niet houden, toch zit hij op 7 november in het panel voor bedrijfscultuur bij de Verkiezing Secretaresse van het Jaar. Hij probeert zichzelf te beschermen door tegen mij te zeggen: "Geen spreekbeurten aannemen" maar dit vond hij dan toch weer erg leuk. De komende maanden, november en december, ziet de agenda er redelijk uit, en ik wil proberen dat zo te houden. Maar ja, hij maakt zelf ook wel eens een afspraak. Net op het moment dat ik er ook een heb gemaakt, en die moet ik dan gaan verzetten. Dat is een bekend probleem van elke secretaresse. Eigenlijk zouden bazen geen afspraken mogen maken. Elke dag werk ik de agenda bij, en soms kom ik voor verrassingen te staan.'

Hoewel Keejet een grote mate van vrijheid krijgt, is de samenwerking nog te pril om al te kunnen spreken over het nemen van beslissingen. 'Als hij weet dat de dingen die hij zegt ook gebeuren, zal hij het ook met een gerust hart aan mij overlaten.'

Op de vraag naar haar goede eigenschappen, die haar in het vak te pas komen, komt er na zorgvuldig overwegen het volgende lijstje:

'Redelijk opgeruimd van karakter zijn. Ik ben heel rustig en laat me niet gauw van m'n stuk brengen. Als iemand loopt te vloeken en te tieren, terwijl ik weet dat ie het toch niet meent, laat dan maar gaan. Hij vindt terugvinden heel belangrijk en ik kan de meeste dingen goed terugvinden. De afgelopen weken heb ik het erg druk gehad, dus nu ligt er een stapel, maar deze week is die weg. In een advertentie van Canofile, in jullie blad, las ik over een elektronisch desktop archiveringssysteem. Dat lijkt me een heerlijk product. Je haalt je brieven eronderdoor en het staat op je schijf.

Het is belangrijk dat je goed naar buiten kunt treden, telefonisch, met zaken- en privé-relaties. Weten wie wie is, en de link kunnen leggen.

Dat ik op tijd ben is belangrijk, dat hij ervan op aan kan dat ik er ben. Ja, serviceable he, dienstverlenend, ondersteunend, daar komt het op aan. Als er een bespreking is leg ik 's ochtends vroeg de spullen die hij nodig heeft klaar. Dat hij niet hoeft te vragen: "Hé, waar zijn m'n stukken?" Voor een buitenlandse reis verzorg ik ook de papieren die hij mee moet nemen.

Ik denk dat je als baas blindelings op je secretaresse moet kunnen vertrouwen. Hij moet zich niet afvragen: "Zou ze dat wel gedaan hebben, of moet ik er zelf nog achteraan."

Wat doet BSO?

Om uit te leggen wat BSO doet zouden wij een heel Secretaresse Magazine nodig hebben. Wat we zo even kort kunnen zeggen is:

BSO is een van de grootste organisaties in Nederland op het gebied van de administratieve en technische automatisering. De organisatie is opgebouwd uit zelfstandige vestigingen, ca. 40 in Nederland (87 wereldwijd), en staat bekend als creatief, innovatief en kwalitatief hoogstaand. Zelfstandigheid betekent bij BSO dat iedere vestiging verantwoordelijk is voor het personele, commerciële en financiële beleid.

BSO werkt nationaal en internationaal aan: automatisering van productie, logistiek en administratie: marktanalyses; organisatie-advies.

Eenmaal intern georganiseerd, wil een klant ook de communicatie met klanten en leveranciers automatiseren. Dan doet zich de vraag voor hoe verschillende systemen en standaarden met elkaar te laten praten.

BSO werkt samen met een aantal organisaties en instellingen in de Rotterdamse haven. Doel is om loodswezen, expediteurs, douane, stuwadoors, walradar en andere betrokkenen, goed met elkaar te laten communiceren, uiteraard niet via pen en papier maar elektronisch.

Er bestaat ook een samenwerkingsverband van BSO met KLM waarin men werkt aan de uitbreiding van de automatisering in de luchtvaartindustrie.

Van een multimediale aanpak binnen de automatisering verwacht men ongekende nieuwe mogelijkheden. Denk aan databanken die worden aangevuld met beeldbanden. Op het gebied van multimedia neemt BSO deel in CAT Benelux, waar men research doet naar de toepassingen en mogelijkheden. Nieuwe door CAT ontwikkelde technologie wordt door NASA overgenomen en gebruikt in het spaceshuttle-programma. Bij BSO wordt de nieuwe multimedia-technologie onder andere toegepast in trainingsprogramma' s .

Wat doen ze niet op het gebied van automatisering, zou je je zo langzamerhand afvragen. Ik zou zeggen: try them.

Wie meer wil weten over BSO kan nadere informatie in de vorm van een jaarverslag opvragen bij: BSO/Beheer bv, Kon. Wilhelminalaan 3, postbus 8384, 3503 RH Utrecht, telefoon 030-91 1911 (vragen naar Keejet Philippens), fax 949010.

Dat kun je allemaal niet zien tijdens een sollicitatiegesprek.

'Het blijft altijd een gok, net zoals trouwen met iemand uit een advertentie, lijkt mij. Het is een feeling, zoals alles in het leven. Daarom probeer je niet een, of twee maar drie keer te praten. Collega's te vragen wat zij vinden. Dan nog kun je je er gigantisch op verkijken. Wat natuurlijk heel vervelend is bij een secretaresse.'

Eckart ziet de samenwerking als een combi, een duo, waarbij een secretaresse evenveel inbreng heeft als hijzelf. Opdrachten geven? Kom nou. Tijdsindeling doet zij, zij heeft er een betere kijk op dan ik. Ik maak zelf geen afspraken, die maakt zij, zij overziet beter wat er gaande is. Als ik het zelf doe wordt het toch maar een puinhoop. Zij heeft de agenda, ik heb de schaduwagenda. Dagindeling, dit moet er gebeuren, zo gaat het niet. De dag ontwikkelt zich vanzelf, aan de hand van de afspraken.'

Het lijkt dat het werk vooral bestaat uit praten, vis à vis en telefonisch. Worden er ook rapporten gemaakt?

'Rapporten vind ik absolute onzin. Rapporten zijn er alleen voor de schrijver en zijn moeder. Wat je met elkaar werkt speelt zich af in je geest. Soms heb je wel eens wat met de overheid, een adviescommissie of zo. Dan zie je dat de overheid zich pas echt senang voelt als er een half metertje papier naast je ligt. Liefst per bladzij moet aangegeven worden wat er wel en wat er niet aan klopt en waarom je een besluit neemt. Nee, rapporten zijn uit de tijd dat de wereld nog stilstond. De wereld wacht niet op jouw rapport en jouw beslissing, de wereld gaat gewoon door. Snel even polsen: "Wat vind jij ervan, wat vind jij ervan? Dan gaan we dat doen". Toch heb ik wel wat schrijfwerk, ik schrijf artikeltjes en dingetjes. Een voorbeeld is het Hollandsch Dagboek in NRC Handelsblad. Ik vul sinds kort een column voor de GPD (Gemeenschappelijke Pers Dienst, red.), iedere veertien dagen schrijf ik in ons huisorgaan. Dat is een behoorlijk zware belasting, 25 keer per jaar, en dat nu al twaalf jaar. Ik geef voordrachten. Ik communiceer veel naar buiten, dat is ook gedeeltelijk schriftelijk. Zo'n interview als dit, daar komt straks ook weer schrijfwerk uit. Dan komen er passages of zinnen in voor waar ik het niet mee eens ben. Waarvan ik vind dat het het gevoel helemaal niet weergeeft.'

Eckart schrijft met pen op papier en zegt, waarschijnlijk lichtelijk overdreven, dat hij niet weet hoe hij een pc aan moet zetten.

'Ik heb een heel vies handschrift, en een van de eisen vooreen secretaresse is dat ze mijn handschrift kan lezen. Keejet kan dat. Als je mijn handschrift niet kunt lezen, heb je natuurlijk een probleem. Al m'n notitietjes, kliedertjes op brieven van: ik bel niet, of zoek dat uit, of stuur het op, of ja, of misschien, moet ze natuurlijk wel kunnen ontcijferen.'

Brieven dicteren vindt hij voorwereldlijk. Naar aanleiding van een 'kriebeltje of notitietje' kan Keejet de brieven volgens haar baas goed opstellen.

Als Keejet verder wil, promotie wil maken, zou hij haar dan helpen? 'Dat is natuurlijk het vervelende van zo'n baan bij BSO. Enerzijds zitten wij in de dienstverlening, anderzijds is de inhoud van onze dienstverlening heavy stuff. Je moet echt verstand van zaken hebben. Ik zie het bij meer secretaressen bij ons, die bij een werkmaatschappij het directiesecretariaat doen. Dan denk ik: dat is een pittige tante, die kan veel. Eigenlijk zou je die directeur van een werkmaatschappij moeten maken. Dat stuit altijd weer af op gebrek aan verstand van onze business. Je kunt iemand zonder die kennis niet naar een klant sturen. Voordat je bij ons werkmaatschappij-directeur wordt, heb je zelf bij een stuk of zes opdrachtgevers gewerkt. Aanvankelijk als analist, programmeur, ontwerper, enzovoort. Later als projectleider. Dus je hebt al een boel van de wereld gezien voordat je op die stek terecht komt. En een secretaresse zit maar op één stek. We hebben verder geen mogelijkheden. We hebben geen stafdiensten, geen personeelszaken, geen inkoop, geen marketing. Je bent of de baas of je bent het volk, en dan wel volk zwaar tussen aanhalingstekens, want het merendeel is academicus. Van de 3.500 mensen die bij ons werken hebben er zo'n 2.000 een HBO of academische opleiding. Dan zit je als secretaresse een beetje verkeerd.'

'De relatie tussen een baas en een secretaresse, zie ik als die van een moeder en een jongen. Wij noemen secretaressen bij ons soms ook moeders, zij hebben het over "mijn jongen". Er zit een verzorgende kant aan de taak, met de eer van een moeder. Niet het slaafse, maar meer dit is mijn jongen. Dat is de sfeer van waaruit wij willen opereren. Ja, als je moeder dan carrière wil maken en een eigen baan wil zoeken, dan zitje haar niet in de weg. Natuur lijk niet. Wel vreselijk jammer als ze weg wil, want je gaat van zo'n mens houden. Het zou blackmail zijn als je haar tegen zou houden.'

In Nederland is de automatiseringsbranche nog niet bevolkt door vrouwen. 'Het probleem in Nederland is dat er bij de informatica- en de ingenieursopleidingen, de economische opleidingen, de bedrijfsinformatiekunde, waar onze instroom vandaan komt, heel weinig vrouwen zitten. Moet je eens in Amerika kijken, daar is de verhouding fifty/fifty. Er moet kennelijk nog een boel veranderen in Nederland. We zitten hier toch nog vast aan het kneutergezinnetje. De emancipatie in Nederland is wat dat betreft niet echt opgeschoten. Vakken waarvan men denkt dat ze technisch zijn, daar zitten geen meiden. Ga maar op de TH's kijken.'

Hij vindt het vanzelfsprekend dat Keejet hem kritiseert als ze dat nodig vindt. 'In het begin is ze daar natuurlijk wat voorzichtig mee, maar reken maar dat dat wel komt. Ik wil dat ook, ik zoek dat. Natuurlijk zegt ze tegen me: "Dat moet je zo niet doen." Als ze een stukje van me leest en ze vindt het niks, of arrogant, of onbegrijpelijk, dan moet ze dat zeggen. Ik denk dat je nooit op zo'n zwaar secretariaat terecht komt als je dat niet doet. Iemand die zelf een zware functie heeft zal geen jaknikker als secretaresse willen.'

De opgewaardeerde vrouwelijke intuïtie is ook Eckart niet ontgaan. 'Behalve het comfort dat een goede secretaresse je biedt, zoals de stukken die klaarliggen, overal is aan gedacht, is er ook nog een ander aspect, namelijk de vrouwelijke intuïtie, waar je zo je voordeel mee kunt doen. Als ze een sollicitant gaat halen en ze zegt "wat een kwal", of "wat een leuk ventje" vind ik dat belangrijk.'

Keejet gaat niet mee op de vele buitenlandse reizen, maar daar komt misschien verandering in: 'Laatst dacht ik, ga nou eens een keertje mee, dan ken je de frustratie waar je doorheen gaat als je iets niet bij je hebt. Telefoonnummers bijvoorbeeld, als er een afspraak niet doorgaat en je alles om moet gooien. Zo'n trip naar Amerika, Los Angeles, San Francisco, Boston en New York, en overal moet je mensen spreken. Zij sleutelt dat hele schema in elkaar, wat natuurlijk een enorme klus is. Zo'n schema zie ik vaak pas voor het eerst in het vliegtuig. Dan zie ik dingen waarvan ik onmiddellijk weet dat dat niet lukt. Door de tijd die je kwijt bent met van a naar b te rijden. Je hotel ligt anderhalf uur rijden van je afspraak af, en dat weet ze niet. Daarom zou het wel goed zijn als ze een keertje meeging. Mijn vorige secretaresse had doordat zij bij een airline had gewerkt zelf veel gevlogen en kende die steden. Ja, een keertje meereizen zou wel handig zijn. Maar, als ze meegaat, wie staat er dan in de winkel ?'